Foire aux questions
Comment montrer ou compiler les changements par rapport au mois précédent ou à un rapport préliminaire ?
Les rapports de différence de PROBIS permettent de présenter toutes les modifications (p. ex. l'augmentation) dans une période sélectionnée, p. ex. les transferts de budget, les modifications de l'état des mandats, du paiement ou des prévisions.
Est-il possible de déposer des documents tels que des commandes ou des factures dans PROBIS ?
Il est possible de déposer un lien hypertexte vers un document stocké sur un cloud ou dans un système de gestion de documents.
Est-il possible d'enregistrer des indicateurs dans un projet ?
Oui, il est possible d'enregistrer autant de chiffres clés (KPI) que l'on veut dans un projet. Il est possible d'effectuer des calculs avec les indicateurs déposés.
Est-il possible d'effectuer une planification de l'utilisation des fonds dans PROBIS pour tous les projets (par exemple au niveau du groupe) ?
Oui, l'outil Multi-Cash-Flow permet d'établir un plan de trésorerie / de sortie de fonds pour tous les projets.
Les projets peuvent-ils être regroupés selon certains critères ?
Oui, il est possible d'enregistrer dans chaque projet les attributs les plus importants tels que l'emplacement, l'utilisation, le financement, etc. et de les utiliser comme critères de filtrage dans un rapport de coûts pour l'ensemble du projet.
Est-il possible de comparer plusieurs projets entre eux ?
Oui, PROBIS est un logiciel de contrôle multiprojets. Dans un rapport de coûts multi-projets, plusieurs projets peuvent être évalués ensemble et des comparaisons peuvent être effectuées via des rapports de différences.
Les autorisations des utilisateurs peuvent-elles être adaptées en fonction du rôle de l'utilisateur dans le projet ?
Le concept d'autorisation peut être édité individuellement. Il est possible de définir des autorisations spécifiques à l'utilisateur et au groupe d'utilisateurs. Certaines zones de traitement ou fonctions peuvent être activées pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Qu'est-ce que la valeur de contrôle dans PROBIS ?
La valeur de contrôle est la rémunération de la commande avec laquelle le contrat a été signé.
La prévision doit-elle être égale à la valeur du marché ?
Non, la prévision peut être supérieure ou inférieure à la valeur du marché, par exemple si le marché a déjà été facturé à une valeur inférieure. La prévision peut être supérieure à la valeur du marché si des avenants ou des annonces de coûts supplémentaires existent ou sont attendus.
La prévision peut-elle être inférieure ou supérieure à l'état des paiements ?
La prévision peut être supérieure au niveau de paiement, mais jamais l'inverse. Si la situation de paiement dépasse la prévision, la prévision est automatiquement adaptée à la situation de paiement. Lors de la facture finale d'un poste, la prévision est égale à la situation de paiement.
Les prévisions peuvent-elles être inférieures ou supérieures au budget ?
Oui, si ces possibilités sont autorisées par l'admin, la différence a été indiquée comme réserve.
Quelle est la différence entre budget et prévision ?
Le budget est la détermination budgétaire enregistrée pour le projet ou le budget initial issu de calculate. La prévision résulte de l'interaction entre la gestion du budget, la gestion des commandes ainsi que la facturation et indique combien d'argent est en fait nécessaire pour terminer le projet.
Langue - Comment puis-je personnaliser la langue de PROBIS ?
Pour modifier la langue, ouvrez l'onglet "Edition -> Préférences" dans la barre de menus de la vue multiprojets (pas au sein d'un projet). Vous pouvez y modifier la langue de PROBIS sous "Général -> Langue".
Total de la facture - J'ai créé une facture, mais rien ne change dans mon total de paiement, pourquoi ?
Veuillez vérifier si la case "Facture vérifiée" a été cochée dans l'onglet Factures. Ce n'est qu'alors que la facture est vérifiée et qu'elle peut avoir une influence sur le montant du paiement. Dans un deuxième temps, vous pouvez également vérifier les retenues dans la feuille finale de la facture concernée. Il est possible qu'une retenue ait été effectuée ici, raison pour laquelle le montant de votre paiement n'est pas égal au montant de la facture.
Catalogues - Que sont les catalogues ?
Vous pouvez considérer les catalogues comme des critères de filtrage. Vous voulez filtrer un ensemble de données ? Alors cet ensemble de données doit posséder des critères selon lesquels vous pouvez filtrer. Par exemple, vous pouvez étendre l'ensemble de données "éléments de coûts" avec le critère de filtrage DIN 276 ou objet partiel (lieu w. p. ex. élément de construction 1). Vous pouvez alors filtrer selon les éléments de cet ensemble de données. (Par exemple, tous les éléments avec le groupe de coûts 300 ou tous les éléments avec l'affectation élément de construction 1). L'attribution des critères de filtrage se fait dans PROBIS dans le calcul des coûts, où les éléments de coûts sont liés à des critères de filtrage, appelés éléments de catalogue, lors de l'importation.
Éditeur de code - Qu'est-ce que l'éditeur de code ?
L'éditeur de code aide à créer des structures de code et donc des articulations d'ensembles de données. Comme l'éditeur de code est un soutien utile mais aussi une base de définition importante, nous recommandons la vidéo d'aide : L'éditeur de code.
Code/structure du code - Qu'est-ce qu'un code ?
Un code définit un élément d'enregistrement. Par exemple, si vous créez une nouvelle commande, vous la définissez de manière unique en lui attribuant un code. Un code doit toujours être unique. Il peut être choisi librement, mais doit être suivi de manière cohérente.
Titre - Comment puis-je structurer mes titres de manière pertinente ?
Une structuration judicieuse des titres de mission dépend de la mission en question et de sa structure. Il est important de disposer d'une structure de structuration ("codes") judicieuse et bien pensée pour les titres de la structure. Nous recommandons 01 commande principale, 02 avenant, 03 coûts supplémentaires attendus, 09 réserve.
Suppléments - Je souhaite créer un supplément, comment cela fonctionne-t-il ?
La création d'un avenant fonctionne comme la création d'un titre de commande. Sous l'onglet Commande, créer un nouveau titre en tant que supplément dans la commande concernée. Il existe une vidéo d'aide à ce sujet : Ordres et titres. Il faut seulement tenir compte du fait que le type de titre de l'ordre est modifié par le menu déroulant en type = supplément. Lors de l'édition, veuillez également tenir compte du statut de l'avenant.
Validité des données - Mes valeurs ne sont pas correctes, comment cela se fait-il ?
Suite à certains incidents, des données valides peuvent donner l'impression qu'une erreur s'est glissée. Essayez donc d'abord d'actualiser le projet (F5). Le recalcul (F9) d'un projet permet aussi parfois d'éclaircir la situation. Sinon, il est utile d'utiliser la fonction d'historique des différents onglets pour rendre visibles certaines modifications apportées au projet.
Créer une connexion au serveur - Comment créer une connexion au serveur ?
Pour créer la connexion au serveur, vous avez besoin de l'adresse exacte de votre serveur d'accès, veuillez la demander à votre administrateur système. Pour la création de la connexion au serveur, vous trouverez une description détaillée de la procédure dans le fichier d'aide (F1 dans PROBIS) ou dans notre vidéo d'aide : Établir une connexion au serveur.
Aide - J'ai besoin d'une aide qui va au-delà de la FAQ, du fichier d'aide et des vidéos d'aide. Où puis-je les trouver ?
N'hésitez pas à nous contacter aux adresses du support technique, au numéro de téléphone +49 (0) 30 610822 777 ou par e-mail : probis@emproc.de.
Importer un calcul de coûts - Comment importer un calcul de coûts dans PROBIS ?
La vidéo d'aide : Importer les calculs de coûts vous montre en détail comment importer les calculs de coûts dans PROBIS. Veillez à l'attribution exacte des différentes règles d'importation. Vous trouverez le calcul des coûts dans l'onglet Budget de la vue Calcul des coûts.
Montant total des paiements - Où puis-je trouver mon montant total des paiements ?
Vous pouvez consulter le total des paiements dans l'onglet Projet, sous le titre : Total des projets, à la dernière ligne du tableau. N'oubliez pas de tenir compte de votre escompte.
Rapport de coûts - Je souhaite imprimer un rapport de coûts, comment cela fonctionne-t-il ?
La création du rapport de coûts est expliquée dans notre vidéo d'aide : Le rapport de coûts. L'impression du rapport se fait via la vue "Créer un rapport de coûts" dans l'onglet Rapports en cliquant sur le bouton "Aperçu avant impression".
Création de couleurs - Comment changer la couleur de PROBIS ?
Pour modifier la couleur, ouvrez l'onglet "Édition -> Préférences" dans la barre de menus de la vue multiprojets (pas au sein d'un projet). Là, vous pouvez modifier la couleur de la surface sous "Général -> Schéma de couleurs".
Contrôle utilisateur - Un collaborateur doit m'aider à travailler sur un projet, comment puis-je le débloquer ?
Veuillez vous adresser à votre administrateur système. Si vous êtes vous-même l'administrateur du système, vous pouvez ajouter des utilisateurs au projet dans la barre de menu supérieure sous "Édition -> Contrôle des utilisateurs" en cliquant sur le bouton plus. Si vous ne trouvez pas un utilisateur, veuillez vous adresser au support.
Disponibilité du budget - Pourquoi ne vois-je pas "mes" projets ?
Pour voir tous les projets auxquels vous avez droit, vous devez établir une connexion au serveur. L'une de nos vidéos d'aide explique comment cela fonctionne : Gestionnaire de connexions. Si vous avez établi une connexion au serveur et que vous ne voyez toujours pas "votre" projet, cela peut également être dû à la structure des droits d'accès. Dans ce cas, veuillez vous adresser à votre administrateur système.
Disponibilité du budget - Où puis-je voir de combien de budget je dispose ?
Il existe différentes manières de voir la disponibilité du budget. Le budget total peut être consulté dans l'onglet Budget et dans la vue Calcul des coûts de PROBIS, pour autant qu'un calcul des coûts ait été créé dans PROBIS. Il est en outre possible de consulter le budget et sa répartition via un rapport, divers rapports / possibilités de filtrage / évaluations individuelles. La création du rapport est expliquée dans l'une de nos vidéos d'aide : Le rapport de coûts.
Comment exporter un rapport ?
Après la création du rapport (onglet Rapport/ Sélectionner le rapport, imprimer), celui-ci peut être exporté, entre autres, sous forme de fichier Excel. Pour ce faire, la première étape consiste à enregistrer le rapport au niveau du lecteur virtuel (il ne s'agit pas du niveau du bureau local). Vos rapports sont ainsi sauvegardés virtuellement et disponibles indépendamment de l'ordinateur. Dans un deuxième temps, le rapport est sauvegardé au niveau du bureau via la barre des tâches PROBIS et peut être traité à partir de là.
Où puis-je trouver des vidéos de formation sur PROBIS ?
Une fois l'inscription réussie, le manuel d'utilisation peut être consulté en appuyant sur la touche F1 ou dans la bande de menu supérieure "Aide" ; les vidéos se trouvent au point 16. En outre, le support technique peut être contacté via probis@emproc.de ou au numéro de téléphone +49 (0) 30 610822 777.
Est-il possible d'enregistrer des informations spécifiques au client ?
Oui, des attributs spécifiques au client (p. ex. le numéro de projet interne et les indicateurs de performance clés) peuvent être intégrés au projet parent et évalués. Des colonnes définies par l'utilisateur peuvent être créées et gérées au sein du projet (par ex. lien de document permanent pour les décomptes).
Combien de projets puis-je traiter avec une seule licence ?
Avec une licence complète, vous pouvez avoir un aperçu de tous vos projets (n projets en parallèle via le MultiProjektControlling). Selon l'attribution des droits d'utilisateur.
Puis-je établir un plan de trésorerie ?
Oui, le module de flux de trésorerie de PROBIS vous permet d'établir votre planification des liquidités au mois près, jusqu'à la position de commande. Si vous le souhaitez, votre saisie manuelle peut être soutenue par des courbes de répartition générées automatiquement.
Puis-je représenter un processus de contrôle des factures avec PROBIS ?
Le module de flux de travail permet de concevoir des flux de facturation individuels. Qu'elle soit envoyée automatiquement par e-mail ou téléchargée manuellement, la facture est lue par OCR et peut être traitée dans l'ordre sur la base des exigences de votre groupe.
Les utilisateurs peuvent-ils modifier la base de données en même temps ?
Contrairement à un simple tableau Excel, la base de données offre la possibilité à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément et sans délai en parallèle dans la base de données.
Selon combien de dimensions (catalogues) un projet peut-il être évalué ?
PROBIS s'adapte à vos exigences et au cube de données généré en ce qui concerne l'évaluation. Vous pouvez construire votre projet selon une seule dimension (catalogue) pour des projets de construction simples, ou jusqu'à n dimensions pour des projets d'infrastructure complexes ou des développements de quartiers entiers. Une dimension (catalogue) est par exemple la norme DIN 276, l'élément de construction, le support de coûts, la société, le cahier des charges standard, etc.
PROBIS dispose-t-il d'une interface de rendez-vous ?
Oui, PROBIS peut importer des fichiers csv de MS Project ou d'autres logiciels de gestion de rendez-vous. Le module Project Clock permet de générer des jalons et des Gant Charts et de les évaluer dans l'analyse de tendance des jalons.
Stands de construction - Qu'est-ce qui est exploité par Stands de construction ?
L'état de la construction à la date de référence de l'avancement de la construction lors de la construction, de la rénovation ou même de la modernisation de l'ouvrage.
Combien de temps faut-il pour installer ou mettre en service le système PROBIS ?
En principe, le système peut être autorisé à un client en quelques heures. Si des interfaces de données et des processus individuels sont nécessaires, ces sujets seront abordés lors d'un entretien de lancement.
Qui a besoin d'une licence complète PROBIS ?
Les utilisateurs qui souhaitent modifier ou partager des données avec PROBIS ont besoin d'une licence complète. Les utilisateurs qui se contentent d'évaluer les données peuvent se contenter d'une licence de lecture.
Qu'est-ce que la base de données des coûts PROBIS ?
La base de données des coûts de PROBIS vous donne accès à des benchmarks selon DIN premier niveau, classe d'actifs, élément de construction, lieu et qualité. Cela signifie que si les valeurs caractéristiques de vos projets parallèles ne suffisent pas, vous pouvez acheter ces benchmarks dans la base de données.
Combien de projets les utilisateurs peuvent-ils traiter simultanément dans PROBIS ?
Les utilisateurs de la licence complète peuvent créer un nombre illimité de projets dans PROBIS et les traiter en parallèle.
Quelle est la différence entre une licence complète et une licence de lecture ?
Licence complète : l'utilisateur a le droit d'utiliser, de réviser et d'adapter toutes les fonctionnalités (par ex. créer un projet, modifier une prévision) du logiciel / Licence de lecture : l'utilisateur a le droit d'analyser un projet et de tirer des rapports sans pouvoir procéder à des adaptations.
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