Le contrôle des projets immobiliers de plus en plus basé sur le cloud

La numérisation dans le secteur immobilier by emproc SYS GmbH & Co. KG

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Le contrôle des projets immobiliers de plus en plus basé sur le cloud
Corona accélère énormément le développement

La gestion de projet dans le secteur immobilier et surtout le contrôle de gestion sont actuellement soumis à des changements radicaux. L'expérience montre que les crises économiques ne se répercutent sur le secteur qu'avec un certain retard, car le marché immobilier est généralement à la traîne des évolutions conjoncturelles. Il faudra observer l'impact à long terme de la pandémie Covid 19 sur le secteur immobilier. Une chose est cependant déjà certaine : tous les processus qui peuvent être numérisés recevront une forte impulsion.

Dans la comparaison des branches, le secteur immobilier se positionne actuellement encore en milieu de tableau en ce qui concerne la mise en œuvre de la numérisation. L'étude de référence représentative "Digitalisierungsindex Mittelstand" (indice de numérisation des PME) réalisée pour le compte de Deutsche Telekom montre des résultats correspondants. Mais la numérisation en vaut la peine, car même des mesures individuelles, comme l'utilisation de PropTechs, génèrent une valeur ajoutée numérique et ont un impact positif sur le développement du chiffre d'affaires des entreprises.

Certains segments de l'immobilier et certaines classes d'actifs sont sous surveillance en raison de la situation économique liée à la Corée, car les chantiers manquent parfois de personnel ou de matériaux. De même, les investissements dans l'immobilier allemand sont déjà plus faibles que récemment, car les investisseurs font preuve de retenue stratégique. Les segments du secteur qui feront partie des gagnants et ceux qui feront partie des perdants dépendront fortement de l'acceptation et de l'efficacité du numérique.

Ces changements sont dus à la pression des coûts et à la complexité croissante des projets immobiliers, qui doivent être pilotés et contrôlés par plusieurs personnes. L'objectif du contrôle de projet basé sur le cloud est de s'assurer que les objectifs du projet sont atteints dans le cadre budgétaire prévu. Il comprend toutes les activités nécessaires à la mise en œuvre d'un projet de manière planifiée et efficace. Il est cependant de plus en plus difficile d'intégrer tous ces processus dans le contrôle de gestion avec les méthodes traditionnelles, car le développement de projets dans le secteur immobilier se caractérise par une complexité croissante.

Jusqu'à présent, le premier choix pour gérer les attributions, l'utilisation des fonds ou les sorties de fonds était Excel. Mais la gestion de données sensibles par plusieurs personnes peut s'avérer difficile. L'accès à une feuille de données Excel complexe est loin d'être facile, tout comme la mise à jour des données. Le potentiel d'erreurs est important et peut entraîner des coûts d'opportunité coûteux.

La numérisation et les interfaces avec d'autres systèmes sont ici les mots-clés : le contrôle des projets des grandes entreprises immobilières se fait aujourd'hui de plus en plus de manière numérique via des systèmes informatiques intégrés et de plus en plus sur le cloud. Le secteur va se transformer sous l'effet de la crise et de la numérisation : D'un côté, des fournisseurs de niche spécialisés s'établiront avec des solutions de petite taille mais technologiquement sophistiquées, de l'autre, des généralistes avec un large portefeuille de services continueront (à) servir le marché avec succès.

Utilisation à l'échelle de l'entreprise

L'efficacité du contrôle de projet dans le secteur immobilier est largement déterminée par la qualité des données disponibles ou des interfaces avec des systèmes tiers. Grâce à la numérisation et aux nouveaux outils de contrôle de gestion, les données sont aujourd'hui disponibles plus facilement et en direct.

La mise en place de processus organisationnels efficaces et numériques représente l'élément essentiel d'un contrôle de projet réussi. L'accès aux données actuelles en temps réel, l'évaluation de n'importe quelle dimension des projets par plusieurs utilisateurs disposant des droits d'accès correspondants permettent de maintenir ces systèmes rapides et à jour. Cela permet d'obtenir une transparence supplémentaire ainsi qu'un potentiel d'économie considérable dans le déroulement opérationnel des projets.

Tout commence par la conception

La base de la conception du contrôle de gestion est l'ébauche d'une plateforme informatique numérique à l'échelle de l'entreprise, qui contient toutes les données pertinentes pour le projet. Elle permet d'intégrer les différents éléments de contrôle de gestion d'un développement de projet.

- L'acquisition d'un bien immobilier marque le début du développement du projet. Un budget de projet est défini.

- Les coûts prévus sont fixés par un Quantity Surveyor. Ils correspondent aux objectifs économiques du Development Calculation.

- Les commandes sont enregistrées de manière automatisée via des interfaces dans le contrôle de gestion. La création de processus efficaces revêt ici une importance particulière. Parallèlement, la création proprement dite de l'objet commence.

- Les modifications apportées au budget prévu pour le projet sont analysées en fonction de leur impact économique sur l'ensemble de la planification du projet.

La coordination de ces activités et des processus numériques entre eux est déterminante pour le succès.

Les pièges dans le quotidien des projets

Les plateformes numériques qui ne sont pas encore intégrées dans l'ensemble de l'entreprise ainsi que les informations fragmentaires ou obsolètes entravent dans la pratique le bon fonctionnement du contrôle de projet. En outre, le regroupement des données s'avère problématique lorsque celles-ci sont disponibles dans différents systèmes informatiques.

Si les flux de travail numériques ne sont pas définis avec précision, si la base technique en matière de coûts n'est pas créée suffisamment tôt et si les principes de contrôle de gestion ne sont pas suffisamment mis en œuvre dans le projet, cela a des conséquences : Il en résulte un manque de transparence des différents projets, ce qui complique la vue d'ensemble économique et entraîne un effort supplémentaire de coordination et d'organisation pour l'élaboration de rapports de projet pertinents.

Les tâches du contrôle de gestion augmentent ...

Aujourd'hui plus que jamais, le contrôle de gestion a pour mission, dans le cadre du développement de projets, de créer un instrument permettant de reproduire numériquement et de manière transparente les interactions complexes des différents processus et d'en représenter les effets sur l'entreprise. Le contrôle de gestion n'a pas seulement une fonction de couplage du système par le regroupement, l'analyse et l'évaluation d'informations numériques, mais il assume également une fonction de création de système en mettant en place, à l'échelle de l'entreprise, une organisation de déroulement informatique qui permet d'effectuer des tâches opérationnelles de manière efficace et en temps réel et qui crée ainsi les bases d'un pilotage ciblé des différents projets et de l'ensemble de l'entreprise.

... les possibilités du contrôle de gestion évoluent avec le temps

La disponibilité et l'exploitabilité des informations sont aujourd'hui assurées par des logiciels dans toute l'entreprise. La base de données existante peut satisfaire aux exigences d'information de tous les destinataires de rapports grâce à la mise en place d'un système de rapports hiérarchiques. L'agrégation des données et l'analyse de chiffres comprimés sont possibles sans grand effort sur des plateformes numériques.

Sur la base des informations disponibles, les factures entrantes sont finalement contrôlées numériquement, confirmées en fonction de la hiérarchie de validation et le paiement est déclenché via un logiciel ERP. Au plus tard à ce moment-là, il est possible de comparer numériquement les coûts prévus avec les coûts réellement encourus via le reporting, ce qui garantit également la transparence nécessaire.

À propos de l'auteur

Moritz Koppe - Ingénieur en architecture | Économiste immobilier (IREBS) | Gérant emproc SYS GmbH & Co. KG

Moritz Koppe, né en 1978, a étudié l'architecture et l'économie immobilière à l'université technique de Munich, à la RGU Aberdeen, à la faculté des sciences économiques de l'université de Regensburg (IREBS) et à l'université technique de Dresde. De 2007 à 2010, il a travaillé comme responsable de la planification générale et des coûts pour gmp Architekten sur le projet A-Plus de l'aéroport de Francfort. En 2010, il a rejoint emproc GmbH où il travaille notamment en tant que chef de projet de la gestion des coûts du projet de l'aéroport de Munich ainsi que dans le suivi de la construction pour diverses banques. Depuis 2019, Moritz Koppe est directeur d'emproc sys, éditeur du logiciel de contrôle de gestion multi-projets PROBIS.

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