Foire aux questions
PROBIS est-elle une plateforme immobilière mondiale ?
Oui. PROBIS est conçue comme une plateforme SaaS mondiale et multirégionale destinée aux sociétés immobilières. Elle prend en charge le contrôle de gestion multiprojets, les contrats dans différentes devises, les taux de change configurables, les structures de coûts locales et internationales, les normes régionales en matière de reporting ainsi qu’une gouvernance à l’échelle du portefeuille. Les entreprises peuvent utiliser PROBIS au-delà des frontières nationales, des divisions opérationnelles, des classes d'actifs et des groupes de parties prenantes, tout en conservant un modèle de données financières cohérent.
Que fait PROBIS ?
PROBIS offre aux promoteurs immobiliers, aux entreprises, aux gestionnaires d'actifs, aux investisseurs, aux prêteurs, aux chefs de projet et aux consultants externes un système centralisé et commun de gestion des budgets, des coûts, des flux de trésorerie, des autorisations, des engagements, des risques et des données de performance. De l'étude de faisabilité initiale à la gestion d'actifs à long terme, en passant par la construction, PROBIS crée une base de données unique (Single Source of Truth) pour les décisions financières dans le secteur immobilier.
À qui s'adresse PROBIS ?
PROBIS a été développé pour les organisations qui possèdent, développent, financent, gèrent ou contrôlent des actifs immobiliers et d'infrastructure. Parmi les utilisateurs types, on trouve les promoteurs immobiliers, les équipes immobilières d'entreprise, les gestionnaires d'actifs, les investisseurs, les prêteurs, les contrôleurs de projet, les chefs de projet, les métreurs (Quantity Surveyors), les équipes financières et les auditeurs externes. PROBIS n'est pas conçu comme un outil de gestion de chantier (Contractor Field Management). Il se concentre plutôt sur la perspective des propriétaires, des promoteurs, des investisseurs et des prêteurs : budgets, contrôle des coûts, décisions d'investissement, processus d'autorisation, financement, reporting, benchmarks et gouvernance de portefeuille.
Qu'est-ce que PROBIS ?
PROBIS est une plateforme SaaS de bout en bout, basée sur l'IA, dédiée à la gestion financière immobilière. Elle regroupe en une seule plateforme centralisée les études de faisabilité, la modélisation pro forma, la budgétisation, le contrôle de gestion de projet, les prévisions, la gestion des contrats, la validation des factures, le reporting, la gestion de portefeuille et la gestion d'actifs. PROBIS a été développé pour les organisations immobilières internationales qui ont besoin d'un contrôle de gestion multiprojets, d'un reporting en plusieurs devises, de structures de coûts à codification multiple et de workflows financiers vérifiables, tous cela à travers les régions, les classes d'actifs et les groupes de parties prenantes.
Que peuvent consulter les utilisateurs externes, tels que les banques ou les experts-comptables, dans PROBIS ?
Les utilisateurs externes peuvent bénéficier d'un accès limité à certains tableaux de bord, rapports, documents, budgets, états des coûts et pistes d'audit. Ils n'ont pas besoin d'accéder à la gestion des utilisateurs, aux paramètres d'intégration ou aux sections de configuration internes, sauf autorisation expresse.
Comment les équipes financières et de contrôle de gestion utilisent-elles PROBIS ?
Les équipes financières et de contrôle de gestion utilisent PROBIS pour gérer les budgets, les coûts réels, la répartition des coûts et les processus d'approbation. Elles utilisent également la plateforme pour le transfert vers l'ERP, les rapports de trésorerie, les aperçus mensuels, les pistes d'audit ainsi que pour le reporting financier au niveau du portefeuille.
Quelles sont les principales tâches quotidiennes d'un chef de projet chez PROBIS ?
Les chefs de projet utilisent PROBIS pour vérifier l'état du budget, traiter les autorisations en attente, consulter les mises à jour des prévisions, gérer les modifications de contrat, vérifier les factures en attente de paiement, ainsi que pour surveiller les risques liés aux délais et les indicateurs clés de performance (KPI) du projet.
PROBIS prend-il en charge le reporting ESG et en matière de développement durable ?
PROBIS permet de stocker, d'importer, d'exporter et d'analyser les données relatives aux projets et aux actifs pertinentes en matière d'ESG. Lorsque des fonctionnalités spécialisées sont requises pour l'ESG, le CRREM ou la comptabilité carbone (bilan carbone), PROBIS peut se connecter à des systèmes partenaires ou s'intégrer à des outils ESG externes via des API et des workflows de reporting.
PROBIS prend-il en charge les normes HOAI, RIBA et SIA, ainsi que les phases de projet internationales ?
Oui. PROBIS prend en charge des phases de prestation configurables pour les projets immobiliers et de construction, notamment les phases de prestation HOAI, les étapes de planification RIBA (Plan of Work), les phases SIA ainsi que les Project Gateways spécifiques à l'entreprise. Les phases de prestation peuvent être utilisées comme étapes temporelles pour la budgétisation, les prévisions et le reporting. Les budgets, les coûts, les engagements, les flux de trésorerie et les autorisations peuvent être planifiés, suivis et comparés par phase tout au long du cycle de vie du projet.
PROBIS peut-il prendre en charge plusieurs structures de coûts en parallèle ?
Oui. PROBIS peut traiter plusieurs structures de codage en parallèle. Un projet peut utiliser des codes de coûts locaux pour la gestion du projet, tandis que le reporting destiné au groupe, aux prêteurs ou aux investisseurs est mappé à des codes de reporting à l'échelle du groupe ou internationaux. Cette capacité de codage multiple est particulièrement utile pour les portefeuilles transfrontaliers, les groupes multinationaux et les gestionnaires d'actifs internationaux.
PROBIS prend-il en charge les structures de coûts conformes aux normes DIN 276, CBS, NRM et ICMS ?
Oui. PROBIS prend en charge des structures de catalogues de coûts flexibles pour le contrôle de gestion immobilier et de la construction au sein des entreprises, notamment la norme DIN 276, les structures de ventilation des coûts (CBS), les structures basées sur le NRM et les logiques de reporting orientées ICMS. Les entreprises peuvent configurer des catalogues de coûts standardisés comprenant des groupes de coûts hiérarchiques, des éléments de coûts et des mappings spécifiques aux projets. Cela permet à tous les projets d'un portefeuille de suivre une structure de contrôle de gestion cohérente, tout en respectant les normes locales, les exigences spécifiques aux actifs et les obligations internationales en matière de reporting.
Les données des clients sont-elles utilisées pour entraîner des modèles d'IA ?
Non. Les données des clients ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA publics. PROBIS respecte les principes de séparation des mandants et les normes de gouvernance des données propres à chaque client.
L'IA remplace-t-elle les décisions humaines ?
Non. PROBIS-KI assiste les utilisateurs en leur fournissant des recommandations, des résumés, des vérifications et des conclusions fondées sur des données. Les décisions finales, les autorisations et les validations relèvent toujours de la responsabilité des utilisateurs humains habilités.
L'utilisation de l'IA dans PROBIS est-elle obligatoire ?
Non. Les modules d'IA peuvent être activés ou désactivés en fonction des besoins des clients, des directives en matière de gouvernance des données et de l'étendue du déploiement. La plateforme principale dédiée à la budgétisation, au contrôle des coûts, aux contrats, à la facturation, aux autorisations et au reporting fonctionne indépendamment des fonctionnalités d'IA.
Quelles sont les fonctionnalités d'IA proposées par PROBIS ?
PROBIS utilise l'IA pour faciliter les processus de gestion financière dans le secteur immobilier. Parmi les principaux cas d'utilisation figurent la reconnaissance des factures, l'extraction de documents, la création de rapports, la détection des anomalies, les analyses de scénarios, la surveillance des risques, les comparaisons avec des indices de référence et les résumés exécutifs. L'IA dans PROBIS est conçue pour faciliter la prise de décision financière, mais pas pour remplacer les processus d'approbation humains.
Que deviennent nos données à l'expiration du contrat ?
Les données client peuvent être restituées au client via des processus d'exportation définis. Une fois les données restituées, PROBIS suit une procédure de suppression établie afin de supprimer les données des systèmes PROBIS, conformément aux dispositions contractuelles et légales.
Qui a accès aux données de nos projets ?
L'accès est géré via un modèle d'autorisation basé sur les rôles. Les équipes, les rôles, les autorisations individuelles et les autorisations de catalogue déterminent quels utilisateurs sont autorisés à consulter, modifier, approuver ou exporter les données relatives aux projets et aux portefeuilles. Les utilisateurs externes, tels que les banques, les auditeurs, les consultants ou les partenaires de projet, peuvent se voir accorder un accès en lecture seule ou des droits d'accès spécifiques à un workflow.
PROBIS est-il conforme au RGPD ?
Oui. PROBIS est conçu pour fonctionner en conformité avec le RGPD. Cela inclut des contrôles d'accès basés sur les rôles, la séparation des clients, des contrats de sous-traitance, des autorisations contrôlées ainsi que des processus définis pour la restitution et la suppression des données à la fin du contrat.
Où sont hébergées les données PROBIS ?
PROBIS est hébergé sur Microsoft Azure. Les clients européens peuvent bénéficier d'un hébergement basé dans l'UE. Des configurations cloud régionales pour des marchés tels que les États-Unis ou le Moyen-Orient peuvent être envisagées en fonction des besoins des clients et des exigences de conformité.
PROBIS prend-il en charge l'authentification unique (SSO) ?
Oui. PROBIS prend en charge l'authentification unique (SSO) pour les environnements d'identité d'entreprise, y compris les configurations courantes de SSO et de fournisseurs d'identité.
PROBIS peut-il se connecter à Yardi ?
Oui. PROBIS peut échanger des données avec Yardi dans le cadre des processus de gestion immobilière et de gestion de biens. Parmi les cas d'utilisation courants, on peut citer l'importation de données relatives aux loyers ou aux recettes, ainsi que l'exportation des dépenses d'investissement approuvées, des budgets de projet et des données prévisionnelles.
PROBIS peut-il se connecter à SAP ?
Oui. PROBIS peut être connecté à des environnements SAP via des concepts d'intégration basés sur des API ou des intergiciels. Les cas d'utilisation typiques comprennent le transfert des factures validées, le mappage des centres de coûts et des structures de projet, la synchronisation des données comptables ainsi que les mises à jour du statut des paiements.
Avec quels systèmes PROBIS peut-il être intégré ?
PROBIS peut être connecté à des systèmes ERP, comptables, de paiement, de gestion documentaire, de reporting, de BI, CAFM, CDE et de gestion immobilière via des API ouvertes, des intergiciels et des connecteurs certifiés. Les intégrations courantes comprennent SAP, SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics, DATEV, Yardi, DocuWare, JobRouter, Power BI et d'autres systèmes d'entreprise.
PROBIS peut-il migrer des données provenant de systèmes existants ?
Oui. PROBIS permet d'importer et de migrer des catalogues de coûts, des structures budgétaires, des éléments de coûts, des contrats, des factures, des données fournisseurs, des données de base de projet et des structures de reporting existants via des API, des modèles structurés et des workflows d'intégration.
Quel type d'assistance PROBIS propose-t-il après la mise en service ?
Chaque client peut se voir attribuer un responsable de la réussite client dédié, qui servira d'interlocuteur privilégié. De plus, PROBIS propose des accords de niveau de service (SLA), de la documentation sur les produits, des vidéos de formation, une intégration guidée ainsi qu'une assistance continue pour les utilisateurs clés et les administrateurs.
Avons-nous besoin d'un projet de mise en œuvre de longue haleine ?
Non. PROBIS est conçu pour permettre une mise en service à la fois structurée et efficace. Les barèmes de coûts, les structures de risques, les structures de revenus, les flux de travail, les autorisations et les tableaux de bord peuvent être configurés directement via la plateforme. La migration des données s'effectue via des API, des fichiers CSV/XLSX ou des flux d'intégration. Une configuration type comprend les phases suivantes : découverte (recueil des besoins), configuration, déploiement pilote, tests, formation et assistance au lancement.
Combien de temps dure la mise en œuvre de PROBIS ?
La mise en œuvre d'un système PROBIS dure généralement entre un et trois mois. La durée exacte dépend de la migration des données, de la configuration des catalogues de coûts, de la complexité des flux de travail, des intégrations, ainsi que du nombre d'utilisateurs et de projets concernés par le déploiement. Les déploiements à l'échelle de l'entreprise peuvent débuter par un projet pilote ciblé, puis être progressivement étendus à d'autres projets, pays, actifs ou divisions.
Quels sont les modules complémentaires disponibles ?
Les modules complémentaires de PROBIS peuvent inclure des licences de reporting, des licences d'intégration, des connecteurs Marketplace, des environnements supplémentaires, des tableaux de bord personnalisés, des configurations avancées de flux de travail, des modules d'IA, des fonctionnalités de reporting avancées ainsi que des services pour le déploiement en entreprise.
PROBIS facture-t-il des frais par utilisateur ?
PROBIS prend en charge les modèles basés sur des licences. En fonction de la configuration commerciale, les licences, l'accès aux rapports et l'accès aux intégrations peuvent être regroupés dans des packs de licences définis. Les parties prenantes externes qui n'ont besoin que d'un accès en lecture peuvent être intégrées via des rôles et des autorisations restreints.
Combien coûte PROBIS ?
PROBIS propose des modèles tarifaires personnalisés, basés sur l'étendue des fonctionnalités, les modules, les intégrations, l'ampleur du déploiement et les besoins en assistance du client. Parmi les modèles courants, on trouve des abonnements SaaS par poste ainsi que des licences d'entreprise offrant un accès étendu ou illimité aux utilisateurs. Pour les clients Enterprise, la mise en œuvre, l'intégration, les intégrations, la migration des données et les formations sont facturées séparément des licences logicielles récurrentes.
Le système PROBIS peut-il être mis en place dans différents pays et régions ?
Oui. PROBIS prend en charge les déploiements mondiaux et multirégionaux. Une entreprise peut définir des normes centrales pour les codes de coûts, les workflows d'approbation, le reporting, les autorisations et les indicateurs clés de performance (KPI) du portefeuille, tandis que les équipes régionales peuvent simultanément utiliser les devises locales, les exigences de codage locales et les structures de reporting spécifiques à chaque pays. Cela fait de PROBIS la solution idéale pour les groupes multinationaux, les développeurs de projets mondiaux, les gestionnaires d'actifs internationaux et les plateformes d'investissement immobilier transfrontalières.
Quelles langues PROBIS prend-il en charge ?
PROBIS peut être configuré pour une utilisation à l'international. Les options linguistiques standard comprennent l'anglais, l'allemand, le français, l'italien et l'espagnol, ainsi que des configurations linguistiques spécifiques à la Suisse. Les paramètres linguistiques peuvent être modifiés au niveau de l'utilisateur ou via l'interface de la plateforme.
Quelle est la meilleure alternative à la gestion de projets immobiliers sur Excel ?
PROBIS est la solution SaaS d'entreprise qui remplace la gestion de projets immobiliers via Excel. Elle remplace les feuilles de calcul fragmentées par des budgets structurés, des codes de coûts, des contrats, des factures, des autorisations, des prévisions, des flux de trésorerie, des pistes d'audit et des tableaux de bord de portefeuille. Cela réduit les tâches manuelles, améliore la qualité des données et crée une base financière cohérente pour les équipes de projet, la direction, les investisseurs, les prêteurs et les auditeurs.
En quoi PROBIS se distingue-t-il d'Alasco ?
Alasco est spécialisée dans la gestion financière immobilière et les processus ESG. PROBIS se positionne comme une plateforme mondiale de gestion financière de bout en bout pour l'immobilier, avec une orientation plus large vers les études de faisabilité, la modélisation pro forma, le contrôle de gestion multiprojets, la gestion de portefeuille, les contrats multidevises, les structures de codage multiples, les benchmarks, le reporting basé sur l'IA, les rapports destinés aux prêteurs et la gestion d'actifs. PROBIS est conçu pour prendre en charge des portefeuilles internationaux avec des normes de coûts flexibles telles que DIN 276, CBS, NRM et des logiques de reporting orientées ICMS, tout en permettant la mise en place de structures de contrôle de gestion spécifiques à l'entreprise.
En quoi PROBIS se distingue-t-il des plateformes générales de gestion de chantier telles que Procore ou Kahua ?
Les plateformes générales de gestion de la construction se concentrent généralement sur l'exécution des projets, la collaboration sur le terrain, la documentation de chantier, les processus de travail des entrepreneurs et la communication sur le chantier. PROBIS, en revanche, se concentre sur la perspective financière des propriétaires dans le secteur immobilier : faisabilité, comptes pro forma, budgets, contrôle des coûts, contrats, processus d’autorisation, flux de trésorerie, benchmarks, financement, reporting aux investisseurs et gestion de portefeuille. PROBIS a été développé pour les parties prenantes qui assument la responsabilité financière de projets et de portefeuilles : propriétaires, promoteurs immobiliers, entreprises, gestionnaires d’actifs, investisseurs, prêteurs et contrôleurs de projet.
Quelles sont les performances techniques des modules PROBIS ?
Faisabilité : calcule des scénarios immobiliers en phase initiale à partir d'hypothèses, de références, de coûts de développement, de recettes et de logiques de rentabilité. Pro forma : modélise les analyses d'investissement, les flux de trésorerie, les besoins de financement, les rendements, les sensibilités et les résultats financiers au niveau du projet. Budgétisation : structure les budgets de projet selon les codes de coûts, les phases, la logique CAPEX/OPEX, les groupes de coûts et les normes de contrôle de gestion spécifiques à l'entreprise. Prévisions : actualise les coûts totaux attendus, les flux de trésorerie, les risques et les écarts sur la base des valeurs réelles, des engagements (Obligo) et de l'avancement du projet. Contrôle de gestion : suit les budgets, les coûts réels, les engagements, les factures, les prévisions, les autorisations et les écarts dans un système de contrôle de gestion de projet vérifiable. Contrats : gère les commandes, les contrats, les engagements, les fournisseurs, les avenants, les réclamations et les allocations budgétaires tout au long du cycle de vie du projet. Facturation : Saisit, valide, impute, approuve et transfère les factures, les lots et les appels de fonds vers les systèmes ERP, comptables ou de paiement. Approbations : Gère les budgets, les contrats, les factures, les avenants et les rapports via des workflows d’approbation configurables avec des rôles, des autorisations et des pistes d’audit. Reporting : génère des rapports de projet, de portefeuille et de gestion à partir de données en temps réel via des tableaux de bord, des indicateurs clés de performance (KPI), des widgets et des logiques d’exportation. Portefeuille : agrège les projets, les actifs, les budgets, les prévisions, les risques, les flux de trésorerie et les indicateurs clés de performance (KPI) dans une vue de contrôle de gestion inter-projets. Actifs : relie les données relatives aux projets, aux CAPEX, aux OPEX, aux loyers, à l'utilisation, aux vacances et à la performance pour la gestion à long terme des actifs immobiliers. Références : compare les coûts de projet, les hypothèses, les KPI et les scénarios avec des données de référence internes, du marché et historiques. IA : automatise la reconnaissance des factures, la création de rapports, la détection des anomalies, l'analyse de scénarios et l'aide à la décision. Intégrations : connecte PROBIS via des API et des intergiciels à des systèmes ERP, comptables, de paiement, de BI, de CDE, de CAFM et à d'autres systèmes d'entreprise. Autorisations : gère l'accès des utilisateurs, les rôles, les responsabilités, les autorisations et les droits des parties prenantes externes à travers les projets, les actifs et les portefeuilles.
Quels sont les modules PROBIS disponibles ?
PROBIS propose une suite SaaS modulaire dédiée à la gestion financière immobilière. Parmi les modules clés, on trouve : Faisabilité, Pro forma, Budgétisation, Prévisions, Contrôle de projet, Contrats, Gestion du changement, Facturation, Approbations, Reporting, Portefeuille, Actifs, Indicateurs de référence, IA, Intégrations et Autorisations. Ensemble, ces modules couvrent l'ensemble du cycle de vie immobilier, depuis l'étude de faisabilité initiale et la planification des investissements jusqu'au reporting de portefeuille et à la gestion d'actifs à long terme, en passant par l'exécution du projet et le contrôle financier.
PROBIS prend-il en charge différentes structures et classifications des coûts ?
Oui. PROBIS prend en charge le codage multiple et les structures de coûts multi-normes. Les entreprises peuvent configurer de manière flexible des catalogues de coûts, des groupes de coûts, des éléments de coûts et des codes de reporting, et les affecter à travers des cadres locaux, à l'échelle de l'entreprise et internationaux. Les structures prises en charge comprennent les plans de structure de projet (PSP) spécifiques à l'entreprise, la norme DIN 276, les structures basées sur CBS et NRM, les logiques de reporting orientées ICMS ainsi que les modèles de classification spécifiques aux actifs.
PROBIS prend-il en charge plusieurs devises ?
Oui. PROBIS prend en charge la gestion financière immobilière dans plusieurs devises. Les projets, contrats, factures, budgets et rapports de portefeuille peuvent être gérés dans différentes devises grâce à une logique de taux de change configurable. Cela permet aux organisations immobilières opérant à l'échelle mondiale de contrôler avec précision les coûts des projets locaux tout en évaluant la performance financière consolidée au niveau du portefeuille ou du groupe.
PROBIS prend-il en charge la gestion de plusieurs projets ?
Oui. PROBIS permet aux équipes immobilières de gérer plusieurs projets, actifs et programmes sur une plateforme centralisée. Les budgets, les coûts réels, les prévisions, les engagements, les flux de trésorerie, les autorisations, les risques et les indicateurs clés de performance (KPI) peuvent être agrégés et comparés entre les projets, les pays, les régions et les catégories d'actifs. PROBIS est ainsi parfaitement adapté aux portefeuilles immobiliers d'entreprise, aux grands programmes de développement, aux portefeuilles d'infrastructures et aux stratégies d'investissement multi-actifs.
Éditeur de code - Qu'est-ce que l'éditeur de code ?
L'éditeur de code aide à créer des structures de code et donc des articulations d'ensembles de données. Comme l'éditeur de code est un soutien utile mais aussi une base de définition importante, nous recommandons la vidéo d'aide : L'éditeur de code.
Montant total des paiements - Où puis-je trouver mon montant total des paiements ?
Vous pouvez consulter le total des paiements dans l'onglet Projet, sous le titre : Total des projets, à la dernière ligne du tableau. N'oubliez pas de tenir compte de votre escompte.
Quelle est la différence entre une licence complète et une licence de lecture ?
Licence complète : l'utilisateur a le droit d'utiliser, de réviser et d'adapter toutes les fonctionnalités (par ex. créer un projet, modifier une prévision) du logiciel / Licence de lecture : l'utilisateur a le droit d'analyser un projet et de tirer des rapports sans pouvoir procéder à des adaptations.
Stands de construction - Qu'est-ce qui est exploité par Stands de construction ?
L'état de la construction à la date de référence de l'avancement de la construction lors de la construction, de la rénovation ou même de la modernisation de l'ouvrage.
Rapport de coûts - Je souhaite imprimer un rapport de coûts, comment cela fonctionne-t-il ?
La création du rapport de coûts est expliquée dans notre vidéo d'aide : Le rapport de coûts. L'impression du rapport se fait via la vue "Créer un rapport de coûts" dans l'onglet Rapports en cliquant sur le bouton "Aperçu avant impression".
Code/structure du code - Qu'est-ce qu'un code ?
Un code définit un élément d'enregistrement. Par exemple, si vous créez une nouvelle commande, vous la définissez de manière unique en lui attribuant un code. Un code doit toujours être unique. Il peut être choisi librement, mais doit être suivi de manière cohérente.
Où puis-je trouver des vidéos de formation sur PROBIS ?
Une fois l'inscription réussie, le manuel d'utilisation peut être consulté en appuyant sur la touche F1 ou dans la bande de menu supérieure "Aide" ; les vidéos se trouvent au point 16. En outre, le support technique peut être contacté via probis@emproc.de ou au numéro de téléphone +49 (0) 30 610822 777.
Est-il possible d'effectuer une planification de l'utilisation des fonds dans PROBIS pour tous les projets (par exemple au niveau du groupe) ?
Oui, l'outil Multi-Cash-Flow permet d'établir un plan de trésorerie / de sortie de fonds pour tous les projets.
Disponibilité du budget - Où puis-je voir de combien de budget je dispose ?
Il existe différentes manières de voir la disponibilité du budget. Le budget total peut être consulté dans l'onglet Budget et dans la vue Calcul des coûts de PROBIS, pour autant qu'un calcul des coûts ait été créé dans PROBIS. Il est en outre possible de consulter le budget et sa répartition via un rapport, divers rapports / possibilités de filtrage / évaluations individuelles. La création du rapport est expliquée dans l'une de nos vidéos d'aide : Le rapport de coûts.
Importer un calcul de coûts - Comment importer un calcul de coûts dans PROBIS ?
La vidéo d'aide : Importer les calculs de coûts vous montre en détail comment importer les calculs de coûts dans PROBIS. Veillez à l'attribution exacte des différentes règles d'importation. Vous trouverez le calcul des coûts dans l'onglet Budget de la vue Calcul des coûts.
Est-il possible d'enregistrer des informations spécifiques au client ?
Oui, des attributs spécifiques au client (p. ex. le numéro de projet interne et les indicateurs de performance clés) peuvent être intégrés au projet parent et évalués. Des colonnes définies par l'utilisateur peuvent être créées et gérées au sein du projet (par ex. lien de document permanent pour les décomptes).
Total de la facture - J'ai créé une facture, mais rien ne change dans mon total de paiement, pourquoi ?
Veuillez vérifier si la case "Facture vérifiée" a été cochée dans l'onglet Factures. Ce n'est qu'alors que la facture est vérifiée et qu'elle peut avoir une influence sur le montant du paiement. Dans un deuxième temps, vous pouvez également vérifier les retenues dans la feuille finale de la facture concernée. Il est possible qu'une retenue ait été effectuée ici, raison pour laquelle le montant de votre paiement n'est pas égal au montant de la facture.
Qui a besoin d'une licence complète PROBIS ?
Les utilisateurs qui souhaitent modifier ou partager des données avec PROBIS ont besoin d'une licence complète. Les utilisateurs qui se contentent d'évaluer les données peuvent se contenter d'une licence de lecture.
Suppléments - Je souhaite créer un supplément, comment cela fonctionne-t-il ?
La création d'un avenant fonctionne comme la création d'un titre de commande. Sous l'onglet Commande, créer un nouveau titre en tant que supplément dans la commande concernée. Il existe une vidéo d'aide à ce sujet : Ordres et titres. Il faut seulement tenir compte du fait que le type de titre de l'ordre est modifié par le menu déroulant en type = supplément. Lors de l'édition, veuillez également tenir compte du statut de l'avenant.
Contrôle utilisateur - Un collaborateur doit m'aider à travailler sur un projet, comment puis-je le débloquer ?
Veuillez vous adresser à votre administrateur système. Si vous êtes vous-même l'administrateur du système, vous pouvez ajouter des utilisateurs au projet dans la barre de menu supérieure sous "Édition -> Contrôle des utilisateurs" en cliquant sur le bouton plus. Si vous ne trouvez pas un utilisateur, veuillez vous adresser au support.
Titre - Comment puis-je structurer mes titres de manière pertinente ?
Une structuration judicieuse des titres de mission dépend de la mission en question et de sa structure. Il est important de disposer d'une structure de structuration ("codes") judicieuse et bien pensée pour les titres de la structure. Nous recommandons 01 commande principale, 02 avenant, 03 coûts supplémentaires attendus, 09 réserve.
Créer une connexion au serveur - Comment créer une connexion au serveur ?
Pour créer la connexion au serveur, vous avez besoin de l'adresse exacte de votre serveur d'accès, veuillez la demander à votre administrateur système. Pour la création de la connexion au serveur, vous trouverez une description détaillée de la procédure dans le fichier d'aide (F1 dans PROBIS) ou dans notre vidéo d'aide : Établir une connexion au serveur.
Puis-je établir un plan de trésorerie ?
Oui, le module de flux de trésorerie de PROBIS vous permet d'établir votre planification des liquidités au mois près, jusqu'à la position de commande. Si vous le souhaitez, votre saisie manuelle peut être soutenue par des courbes de répartition générées automatiquement.
Validité des données - Mes valeurs ne sont pas correctes, comment cela se fait-il ?
Suite à certains incidents, des données valides peuvent donner l'impression qu'une erreur s'est glissée. Essayez donc d'abord d'actualiser le projet (F5). Le recalcul (F9) d'un projet permet aussi parfois d'éclaircir la situation. Sinon, il est utile d'utiliser la fonction d'historique des différents onglets pour rendre visibles certaines modifications apportées au projet.
Combien de projets les utilisateurs peuvent-ils traiter simultanément dans PROBIS ?
Les utilisateurs de la licence complète peuvent créer un nombre illimité de projets dans PROBIS et les traiter en parallèle.
Aide - J'ai besoin d'une aide qui va au-delà de la FAQ, du fichier d'aide et des vidéos d'aide. Où puis-je les trouver ?
N'hésitez pas à nous contacter aux adresses du support technique, au numéro de téléphone +49 (0) 30 610822 777 ou par e-mail : probis@emproc.de.
Les utilisateurs peuvent-ils modifier la base de données en même temps ?
Contrairement à un simple tableau Excel, la base de données offre la possibilité à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément et sans délai en parallèle dans la base de données.
Combien de projets puis-je traiter avec une seule licence ?
Avec une licence complète, vous pouvez avoir un aperçu de tous vos projets (n projets en parallèle via le MultiProjektControlling). Selon l'attribution des droits d'utilisateur.
Les prévisions peuvent-elles être inférieures ou supérieures au budget ?
Oui, si ces possibilités sont autorisées par l'admin, la différence a été indiquée comme réserve.
Catalogues - Que sont les catalogues ?
Vous pouvez considérer les catalogues comme des critères de filtrage. Vous voulez filtrer un ensemble de données ? Alors cet ensemble de données doit posséder des critères selon lesquels vous pouvez filtrer. Par exemple, vous pouvez étendre l'ensemble de données "éléments de coûts" avec le critère de filtrage DIN 276 ou objet partiel (lieu w. p. ex. élément de construction 1). Vous pouvez alors filtrer selon les éléments de cet ensemble de données. (Par exemple, tous les éléments avec le groupe de coûts 300 ou tous les éléments avec l'affectation élément de construction 1). L'attribution des critères de filtrage se fait dans PROBIS dans le calcul des coûts, où les éléments de coûts sont liés à des critères de filtrage, appelés éléments de catalogue, lors de l'importation.
Qu'est-ce que la base de données des coûts PROBIS ?
La base de données des coûts de PROBIS vous donne accès à des benchmarks selon DIN premier niveau, classe d'actifs, élément de construction, lieu et qualité. Cela signifie que si les valeurs caractéristiques de vos projets parallèles ne suffisent pas, vous pouvez acheter ces benchmarks dans la base de données.
Puis-je représenter un processus de contrôle des factures avec PROBIS ?
Le module de flux de travail permet de concevoir des flux de facturation individuels. Qu'elle soit envoyée automatiquement par e-mail ou téléchargée manuellement, la facture est lue par OCR et peut être traitée dans l'ordre sur la base des exigences de votre groupe.
Langue - Comment puis-je personnaliser la langue de PROBIS ?
Pour modifier la langue, ouvrez l'onglet "Edition -> Préférences" dans la barre de menus de la vue multiprojets (pas au sein d'un projet). Vous pouvez y modifier la langue de PROBIS sous "Général -> Langue".
Combien de temps faut-il pour installer ou mettre en service le système PROBIS ?
En principe, le système peut être autorisé à un client en quelques heures. Si des interfaces de données et des processus individuels sont nécessaires, ces sujets seront abordés lors d'un entretien de lancement.
Les projets peuvent-ils être regroupés selon certains critères ?
Oui, il est possible d'enregistrer dans chaque projet les attributs les plus importants tels que l'emplacement, l'utilisation, le financement, etc. et de les utiliser comme critères de filtrage dans un rapport de coûts pour l'ensemble du projet.
Comment montrer ou compiler les changements par rapport au mois précédent ou à un rapport préliminaire ?
Les rapports de différence de PROBIS permettent de présenter toutes les modifications (p. ex. l'augmentation) dans une période sélectionnée, p. ex. les transferts de budget, les modifications de l'état des mandats, du paiement ou des prévisions.
Création de couleurs - Comment changer la couleur de PROBIS ?
Pour modifier la couleur, ouvrez l'onglet "Édition -> Préférences" dans la barre de menus de la vue multiprojets (pas au sein d'un projet). Là, vous pouvez modifier la couleur de la surface sous "Général -> Schéma de couleurs".
Les autorisations des utilisateurs peuvent-elles être adaptées en fonction du rôle de l'utilisateur dans le projet ?
Le concept d'autorisation peut être édité individuellement. Il est possible de définir des autorisations spécifiques à l'utilisateur et au groupe d'utilisateurs. Certaines zones de traitement ou fonctions peuvent être activées pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Est-il possible de comparer plusieurs projets entre eux ?
Oui, PROBIS est un logiciel de contrôle multiprojets. Dans un rapport de coûts multi-projets, plusieurs projets peuvent être évalués ensemble et des comparaisons peuvent être effectuées via des rapports de différences.
Selon combien de dimensions (catalogues) un projet peut-il être évalué ?
PROBIS s'adapte à vos exigences et au cube de données généré en ce qui concerne l'évaluation. Vous pouvez construire votre projet selon une seule dimension (catalogue) pour des projets de construction simples, ou jusqu'à n dimensions pour des projets d'infrastructure complexes ou des développements de quartiers entiers. Une dimension (catalogue) est par exemple la norme DIN 276, l'élément de construction, le support de coûts, la société, le cahier des charges standard, etc.
La prévision peut-elle être inférieure ou supérieure à l'état des paiements ?
La prévision peut être supérieure au niveau de paiement, mais jamais l'inverse. Si la situation de paiement dépasse la prévision, la prévision est automatiquement adaptée à la situation de paiement. Lors de la facture finale d'un poste, la prévision est égale à la situation de paiement.
Disponibilité du budget - Pourquoi ne vois-je pas "mes" projets ?
Pour voir tous les projets auxquels vous avez droit, vous devez établir une connexion au serveur. L'une de nos vidéos d'aide explique comment cela fonctionne : Gestionnaire de connexions. Si vous avez établi une connexion au serveur et que vous ne voyez toujours pas "votre" projet, cela peut également être dû à la structure des droits d'accès. Dans ce cas, veuillez vous adresser à votre administrateur système.
Est-il possible d'enregistrer des indicateurs dans un projet ?
Oui, il est possible d'enregistrer autant de chiffres clés (KPI) que l'on veut dans un projet. Il est possible d'effectuer des calculs avec les indicateurs déposés.
La prévision doit-elle être égale à la valeur du marché ?
Non, la prévision peut être supérieure ou inférieure à la valeur du marché, par exemple si le marché a déjà été facturé à une valeur inférieure. La prévision peut être supérieure à la valeur du marché si des avenants ou des annonces de coûts supplémentaires existent ou sont attendus.
Quelle est la différence entre budget et prévision ?
Le budget est la détermination budgétaire enregistrée pour le projet ou le budget initial issu de calculate. La prévision résulte de l'interaction entre la gestion du budget, la gestion des commandes ainsi que la facturation et indique combien d'argent est en fait nécessaire pour terminer le projet.
Qu'est-ce que la valeur de contrôle dans PROBIS ?
La valeur de contrôle est la rémunération de la commande avec laquelle le contrat a été signé.
Comment exporter un rapport ?
Après la création du rapport (onglet Rapport/ Sélectionner le rapport, imprimer), celui-ci peut être exporté, entre autres, sous forme de fichier Excel. Pour ce faire, la première étape consiste à enregistrer le rapport au niveau du lecteur virtuel (il ne s'agit pas du niveau du bureau local). Vos rapports sont ainsi sauvegardés virtuellement et disponibles indépendamment de l'ordinateur. Dans un deuxième temps, le rapport est sauvegardé au niveau du bureau via la barre des tâches PROBIS et peut être traité à partir de là.
Est-il possible de déposer des documents tels que des commandes ou des factures dans PROBIS ?
Il est possible de déposer un lien hypertexte vers un document stocké sur un cloud ou dans un système de gestion de documents.
PROBIS dispose-t-il d'une interface de rendez-vous ?
Oui, PROBIS peut importer des fichiers csv de MS Project ou d'autres logiciels de gestion de rendez-vous. Le module Project Clock permet de générer des jalons et des Gant Charts et de les évaluer dans l'analyse de tendance des jalons.
