Annonce de frais supplémentaires

Définition

La déclaration de surcoûts est la notification formelle adressée par un entrepreneur au maître d'ouvrage, indiquant que, dans le cadre d'un projet de construction, des coûts vont être engagés qui dépassent le périmètre initialement convenu dans le contrat. Elle constitue un outil essentiel dans la gestion des avenants et sert de fondement juridique et commercial permettant la rémunération des prestations supplémentaires.

En bref : tout prestataire qui ne déclare pas ses frais supplémentaires dans les délais et de manière correcte risque de devoir les prendre en charge lui-même, que la prestation ait été effectivement fournie ou non.

Qu'est-ce qu'une déclaration de frais supplémentaires ?

Dans le secteur de la construction, il arrive régulièrement que l'étendue initiale des prestations prévue dans un contrat ne suffise plus pour mener à bien un projet comme prévu. Des modifications dans les plans, des conditions de chantier imprévues ou des prestations supplémentaires commandées ont pour conséquence que l'entrepreneur doit fournir des prestations allant au-delà de ce qui était stipulé dans le contrat initial.

Dans ce contexte, la notification des frais supplémentaires consiste à signaler, conformément aux obligations, que de tels frais supplémentaires vont être engagés, et ce avant même que la prestation correspondante ne soit exécutée. Elle garantit la transparence pour les deux parties et permet au donneur d'ordre de réagir à temps en termes de calculs et de planification.

Il convient de distinguer la déclaration de surcoûts de l'avenant lui-même : alors que la déclaration de surcoûts constitue une simple annonce, l'avenant est l'offre formelle relative à la prestation supplémentaire, accompagnée d'une tarification concrète.

Base juridique et obligation de notification

En droit allemand de la construction, l'obligation de signaler les surcoûts découle principalement du VOB/B (règlement relatif à la passation des marchés et aux contrats de travaux). Conformément à l'article 2 du VOB/B, les entrepreneurs sont tenus de signaler sans délai toute modification ou prestation supplémentaire avant de la réaliser.

Le non-respect de cette obligation de déclaration peut entraîner des conséquences juridiques et financières importantes :

• Le droit à rémunération peut être supprimé en tout ou en partie
• Les créances postérieures sont difficiles à recouvrer
• Les litiges avec les donneurs d'ordre, les banques ou les investisseurs sont plus susceptibles de se produire
• La documentation du projet présente des lacunes qui pourraient poser problème lors des contrôles

Pour les contrôleurs de projet et les développeurs de projet, tels que l'utilisateur type de PROBIS, cela signifie qu'une documentation complète, traçable et remise dans les délais de toutes les demandes de coûts supplémentaires n'est pas une charge administrative, mais une mesure de protection essentielle pour l'ensemble du projet.

Déroulement d'une demande de prise en charge des frais supplémentaires

La procédure de déclaration des coûts supplémentaires suit généralement un déroulement structuré :

1. Identification d'un écart ayant une incidence sur les coûts – Le prestataire constate qu'une prestation hors du cadre contractuel est ou sera nécessaire.
2. Notification formelle – La déclaration des coûts supplémentaires doit être adressée par écrit au donneur d'ordre, de préférence en mentionnant le poste du contrat concerné.
3. Offre complémentaire – Une offre complémentaire détaillée, comprenant le cahier des charges et le devis, sera ensuite soumise.
4. Vérification et validation – Le donneur d'ordre ou son responsable de projet vérifie la demande et donne son accord ou négocie les conditions de validation.
5. Passation de commande et documentation – Une fois l'accord conclu, l'avenant est commandé et consigné dans le système de gestion des contrats.

L'étape 2 est particulièrement cruciale : la notification doit être effectuée avant l'exécution de la prestation. Les notifications a posteriori sont juridiquement contestables et difficiles à faire valoir dans la pratique.

Déclaration de coûts supplémentaires ou avenant : une erreur courante

Dans la pratique, les termes « demande de frais supplémentaires » et « avenant » sont souvent utilisés comme synonymes. Il s'agit pourtant de deux étapes distinctes d'un même processus :

Terme

date

Sommaire

Annonce de frais supplémentaires

Avant la prestation

Annonce des surcoûts à venir

Supplément

Après l'annonce

Devis détaillé avec description des prestations et prix

Cette distinction n'est pas seulement théorique : quiconque soumet directement un avenant sans avoir préalablement annoncé les coûts supplémentaires risque de voir le donneur d'ordre refuser le paiement, au motif qu'il n'aura pas été informé à temps.

Importance pour les contrôleurs de projet et les développeurs de projet

Pour les contrôleurs de projet, les directeurs financiers et les promoteurs immobiliers, la gestion systématique des demandes de coûts supplémentaires est un facteur déterminant pour la maîtrise des coûts d'un projet. Dans la pratique, la gestion efficace des avenants se heurte souvent aux mêmes problèmes :

• Les demandes de frais supplémentaires sont communiquées oralement et ne sont pas consignées par écrit
• Les délais ne sont pas respectés en raison de l'absence d'un système de suivi structuré
• Les responsabilités ne sont pas clairement définies : qui vérifie, qui valide ?
• Les parties prenantes, telles que les banques ou les investisseurs, ne disposent pas d'une vue d'ensemble transparente

Conséquence : les coûts grimpent de manière incontrôlée, les budgets sont dépassés et les auditeurs externes ne disposent d'aucune trace écrite. C'est précisément ce scénario – la dynamique incontrôlée des coûts au cours d'un projet – qui figure parmi les principaux risques que les contrôleurs de projet professionnels doivent gérer au quotidien.

Déclaration des frais supplémentaires dans PROBIS

Dans le logiciel PROBIS, la déclaration de surcoûts fait partie intégrante du module Control, dans la section Gestion des contrats. C'est là que toutes les déclarations de surcoûts entrantes et sortantes peuvent être saisies, gérées et suivies de manière structurée.

Cela permet notamment :

• Documentation exhaustive de toutes les annonces et des avenants correspondants
• Aperçu en temps réel de l'état actuel des modifications apportées au projet
• Lien direct avec les postes de contrat et les plans de coûts
• Une communication transparente à l'égard des banques, des investisseurs et des parties prenantes du projet
• Réduction des processus manuels et du suivi via Excel

PROBIS comble ainsi l'une des lacunes les plus courantes dans le contrôle de gestion des projets : la gestion fragmentée et source d'erreurs des contrats complémentaires en dehors des systèmes centraux.

Synonymes et termes apparentés

• « Déclaration complémentaire » : souvent utilisé comme synonyme, mais désigne plutôt le processus global
• Avis de surcoût – autre formulation dans la pratique
• Addendum – l'offre concrète faisant suite à la déclaration des frais supplémentaires
• Gestion des avenants – le processus global de gestion de toutes les modifications contractuelles
• Dérogation au contrat – terme général désignant tout écart par rapport à l'étendue initiale des prestations
• Gestion des réclamations – terme anglais désignant la gestion systématique des réclamations a posteriori

La déclaration des coûts supplémentaires est bien plus qu'un simple acte formel. Il s'agit d'un système d'alerte précoce en cas de dérapage budgétaire et d'un élément central de la gestion professionnelle de projet. En l'utilisant de manière systématique et en la gérant par voie numérique, on protège non seulement sa propre position dans les négociations, mais on instaure également la transparence dont les projets de construction modernes ont besoin aujourd'hui vis-à-vis de toutes les parties prenantes.

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